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Werde zu deiner Zeitmanagerin

Veröffentlicht September 27, 2021

Werde zu deiner Zeitmanagerin - Petra Polk Blog
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Vor 14 Jahren, zum zweiten Start meiner Selbstständigkeit, sagte eine Unternehmerin zu mir: „Das knappste was du hast, ist Zeit.“ Damals saß ich in meinem Büro, hatte zu wenige Kunden und alle Zeit der Welt. Und ich dachte mir: Ja, ich wünsche mir, dass ich viele Kunden haben werde und wenig Zeit. Diese Phase kam dann so nach 5 Jahren. Selbst und ständig arbeiten und immer im Hamsterrad laufen.

2021 habe ich es geschafft aus diesem Hamsterrad auszusteigen. Meine eigene Challenge an mich, in weniger Zeit mehr erreichen und das Leben genießen, ist mir schon richtig gut gelungen. Und ich werde das in 2022 noch optimieren.

Du siehst also, auch bei mir war es nicht immer so und deshalb sage ich dir: auch du kannst es schaffen. Heute teile ich in diesem Beitrag mit dir wichtige Tipps und meine Erfahrungen, wie du in weniger Zeit mehr erreichen kannst, vorausgesetzt du bist bereit neue Wege zu gehen.

Für mich ist FOKUS + Priorität + EFFEKTIVITÄT = Zeitmanagement

Was kannst du tun?

50:50 Regel

Die wichtigste Regel die du als Unternehmerin leben solltest ist: Arbeite nur 50 Prozent deiner verfügbaren Businesszeit in deinem Unternehmen, die anderen 50 Prozent an deinem Unternehmen. In deinem Unternehmen heißt, du bist für deine Kunden, Produkte und Mitarbeiter da. An deinem Unternehmen heißt, du entwickelst neue Strategie, Visionen, Konzepte und nimmst dir Zeit für Networking. Sobald die 50 Prozent Zeit nicht mehr ausreichen, benötigst du Mitarbeiter. Lass dich auch in Hochdruckzeiten, nicht mehr als 50 Prozent von deinen Kunden einnehmen, denn ansonsten kommt danach ein „Loch“, da du keine Zeit hattest an die Zukunft zu denken.

ICHzeit

Ist so wichtig, damit du neue Energie hast für unternehmerische Aufgaben. Plane dir regelmäßig kleine ICHzeiten in deinen Alltag ein und nimm dir Zeit für längere Auszeiten. Finde deine persönlichen Energietankstellen und Rituale. Nur wenn du den Kopf frei hast, wirst du leistungsfähig sein.

Kenne deine Rollen

Jeder von uns ist gerade in einer anderen Lebenssituation. Das solltest du unbedingt bei deiner Planung berücksichtigen. Eine Unternehmerin, die noch kleine Kinder hat, muss ganz anders planen, als ich mit Enkelkindern und Hund. Schau dir an, welche Rollen du in deinem Leben ausfüllen möchtest und baue dir dann ein ganzheitliches Lebenskonzept, in dem dein Business auch ein Teil davon ist. Ich zähle dir ein paar auf: Ich bin Mutter, Oma, Hunde- und Katzenmama, Tochter, Schwester, Freundin, Unternehmerin, Arbeitgeberin, Nachbarin, Geschäftspartnerin, Mentorin, Beraterin und wahrscheinlich habe ich noch einiges vergessen.

Bei mir ist erste Priorität Unternehmerin, alles andere folgt. Dafür benötige ich aber auch einen Partner, der dafür großes Verständnis aufbringt. Prüfe bei dir diese Rollenverteilung und schon wird es für dich leichter sein, Prioritäten richtig zu setzen.

Beispiel, wenn du gerade frischverliebt bist, kann es eine ganz andere Priorität haben als bei mir, wenn du gerade Mama geworden bist auch, dann hat das Baby erste Priorität und wenn du mehr Zeit mit deinem Partner verbringen möchtest, dann kann es der gemeinsam Urlaub sein. Alles hat seine Berechtigung, du darfst auch jeden Tag neu entscheiden.

Die Kunst ist es auch, alles mit der genau richtigen Gewichtung unter einen Hut zu bekommen, denn du befindest dich immer in all deinen Rollen.

Kenne deine Vision

Deine Vision ist dein Stern am Himmel, der dich führt und dein Motor, um nach Niederlagen oder Krisen wieder aufzustehen.

Kenne deine Vision, dein WARUM, warum du genau das tust, was du täglich tust. Kenne deine Wünsche und Träume die für dich Wirklichkeit werden, wenn deine Vision wahr wird.

Visualisiere deine Visionen an einer Pinnwand, male sie auf, auf deinem Bildschirm wo auch immer du magst, denn desto stärker werden sie greifen. 
Prüfe auch hier immer wieder, passen sie noch. Sowohl Ziele als auch Visionen dürfen sich ändern. Denn unser Leben, die ganze Welt und auch dein Business ist in einem ständigen Veränderungsprozess. 

Setze deine Prioritäten

Wenn du deine Ziele kennst, deine Vision dein täglicher Motor ist, heißt es nur täglich zu prüfen „Bringt mich das, was ich gerade tue meinem Ziel ein Stück näher?“ 
Wenn du das mit Ja beantworten kannst, geh deinen Weg weiter, wenn es nein ist, bleib stehen, richte dich neu aus, setze den Fokus und die Prioritäten anders und lauf wieder weiter. 
Sich immer selbst ausrichten, bei sich bleiben, vom Umfeld nicht zu sehr beeinflussen lassen und dennoch immer wieder rechts und links schauen, ist sicher der schwierigste Prozess, doch du hast es in der Hand. Nur du allein hast deinen Erfolg, was auch immer es für dich ist, selbst in der Hand.

To Do-Listen ade

Hör auf ewig lange To Do-Listen zu schreiben, denn je länger diese werden, desto mehr werden sie dich frustrieren. Nutze die 10-Minuten-Regel und erledige alle Aufgaben, die nicht länger als 10 Minuten dauern, sofort. Wenn du doch To Do-Listen führst, was sicher nicht ganz ausbleiben wird, finde für dich heraus, wo du sie am besten führst. Was für Möglichkeiten gibt es: Organisationstools wie z.B. Trello, viele verschiedene Apps, Notizen im Smartphone, in deinem Kalender oder doch noch ganz klassisch auf dem Papier. Alles ist möglich und gut, es ist nur die Frage was am Besten zu dir passt.

Zeitpuffer einplanen

Verplane dich nie zu 100 Prozent, sondern lass dir immer einen Puffer von 20 Prozent für eilige, unvorhersehbare Aufgaben, die kurzfristig auftauchen. Du kennst das sicher: Du hast dir so schön deinen Monat, deine Woche, dein Tag geplant und plötzlich kommt es anders als du denkst. Lass dich davon nicht aus deinem Fokus bringen, sondern nutze dafür den Puffer von 20 Prozent, den du dir freigehalten hast. Was meine ich damit genau: Du möchtest täglich 4 Stunden arbeiten, was im Monat 120 Stunden ergibt. Dann wird gleich am Anfang des Monats dein Kind krank oder deine Mama stürzt und du brauchst fürs Erste zwei Tage um alles zu organisieren. Wenn du mit Puffer planst, sind sowieso 24 Stunden als freies Zeitfenster vorhanden, sodass es dich nicht so leicht aus deiner Planung bringt.

Zeiträuber erkennen

Was kostet dich am meisten Zeit? Weißt du es? Wenn nicht, beschäftige dich damit, denn dann kannst du alles leichter für dich organisieren. Es werden vor allem Dinge sein, die du nicht so gut kannst oder die du nicht gern tust. Das sind die Aufgaben, die du als erstes delegieren solltest, um dich in der Zeit den Themen zu widmen, die dir Freude machen.

Bei mir war das gleich am Anfang Buchhaltung und Excel-Tabellen. Da es immer jemand gibt, der auch solche Dinge gern macht und der es mit weniger Zeitaufwand erledigen kann, habe ich diese Aufgaben schon 2012 delegiert.

Dein Netzwerk spart dir Zeit

Gut vernetzt zu sein, erspart dir sehr viel Zeit. Das glaubst du nicht? Dann lies jetzt einfach weiter. Du findest leichter Dienstleister, Kooperationspartner und Mitarbeiter. Du bekommst Empfehlungen und hast den Austausch mit Gleichgesinnten. Du brauchst keine langen Recherchen zu machen, sondern fragst einfach dein Netzwerk nach der passenden Empfehlung.

Kenne deine Ziele

Nur wer sein Ziel kennt, wird ankommen. Erstelle dir eine kurzfristige, mittelfristige und langfristige Zielplanung und berücksichtige dabei dein Zeitbudget.

Ziele müssen smart sein:

S – spezifisch, genau

M – messbar

A – aktionsorientiert

R – realistisch

T – terminiert

Es sollte ein großes Ziel für dein gesamtes Business geben und auch Ziele auf verschiedene Projekte abgestimmt. Überprüfe immer wieder, ob es deine Ziele sind, ob sie noch zu dir passen und wenn du Ziele erreicht hast, setze dir neue Ziele.

Nur wer ein Ziel hat, kann immer bei jeder Tätigkeit den Fokus so ausrichten, dass er ihn zum Ziel bringt. So behältst du einfach leichter den richtigen Fokus. Du kannst alle Ziele erreichen, die du dir heute vorstellen kannst.

Wichtig ist dabei, dein Zeitbudget realistisch zu planen und zu prüfen, welche Unterstützung von Mitarbeitern und externen Dienstleistern du benötigst.

Frag dich in Zukunft nicht, wann du es erledigen kannst, sondern wer es mit viel Freude in noch weniger Zeit für dich erledigen kann. Frag dich immer wieder: Lebst du dein Business, dein Leben genauso wie du es dir vorgestellt hast? Wenn nicht, dann fange noch heute an etwas zu ändern.

Ich werde immer gefragt: „Wie schaffe ich es, dass ich mich nicht zu sehr ablenken lasse?“

Da gibt es eben auch nicht die Regel. Wenn du klar bist, wenn du dein Ziel kennst, wenn du deine Vision hast, dann wirst du auch wenn du mal abgelenkt wirst – gib es übrigens auch bei mir – immer wieder schnell den Fokus neu finden. Sei auch nicht zu streng zu dir. Du darfst auch mal trödeln, es laufen lassen und einfach vom Fokus abkommen. Wichtig ist nur, dass du wieder zurück findest. Wie du es für dich am besten schaffst: finde es raus. 
Bei mir ist es dann oft so: einfach Mal nichts machen, ein Waldlauf, die Natur, eine Auszeit oder auch Gespräche mit Freundinnen.

Wenn du dir Unterstützung wünschst, um aus dem Hamsterrad auszusteigen, dann melde dich bei uns. Ich selbst habe schon zahlreiche Unternehmerinnen auf ihrem Weg begleitet und bin gern an deiner Seite.

Wie kannst du am Besten vorgehen?

Im virtuellen Web:

  • Suche dir die Social Media Plattformen aus, die zu dir passen
  • Baue dort regelmäßig, am Besten täglich, Kontakte, Freunde oder Follower auf, die du noch nicht kennst. So erweiterst du dein Netzwerk.
  • Hol mit einem oder mehreren Freebies Kontakte, Fans in deine E-Mail Liste
  • Versende an die E-Mail Liste einmal im Monat oder öfter einen Newsletter mit Mehrwert und Content.
  • Gib deinen virtuellen Kontakten die Möglichkeit dich persönlich kennen zu lernen
  • Gehe in die direkte Kommunikation mit deinen virtuellen Kontakten. Wie kann das gehen? Mit einem persönlichem Chat, persönlichen Nachrichten, einem Telefonat, einem Skype Call oder sogar bei einem persönlichem Präsenztermin
  • Mach Webinare zu deinen Themen und biete damit deinen Kontakten einen Mehrwert, aber auch die Möglichkeit, dich persönlich zu hören.
  • Mach Live Videos oder Videos so lesen sie nicht nur von dir, sondern hören dich auch. Deine Stimme wird noch mehr Nähe schaffen und Vertrauen aufbauen.
  • Erstelle Online Produkte damit sie bei dir was kaufen können. Der Beginn kann ein E-Book, ein Kurs oder ein Produkt deiner Wahl sein. Fang einfach mit etwas an. Besser kannst du immer noch werden. Ein E-Book mit 50 Seiten könnte ein Beginn sein.

Beim persönlichem Netzwerken:

  • Nimm dir mindestens einmal die Woche Zeit persönlich neue Kontakte zu knüpfen. Geh einmal die Woche raus – aus deiner gewohnten Umgebung, deinem Office. Wohin? Überall wo du neue Menschen triffst.
  • Geh auf Messen, Kongresse, Veranstaltungen, Partys
  • Auch bei Weiterbildungen, Seminaren, Vorträgen, Workshops oder ähnlichem kannst du neue persönliche Kontakte machen.
  • Trifft dich persönlich mit Menschen die du aus dem virtuellem Web kennst.
  • Auf Reisen hast du auch die Möglichkeit neue Menschen kennen zu lernen. Wo? Auf keinen Fall auf deinem Hotelzimmer. An der Bar, in der Lobby, im Flieger, in der Bahn, im Cafe, im Restaurant oder an allen öffentlichen Orten. In dem Fall wirst du die meisten Chancen haben, wenn du allein reist.

21 sofort umsetzbare Tipps zum bewussten Umgang mit deiner Zeit

  1. Ein NEIN ist ein JA zu dir und schafft dir Zeit. 
  2. Private Termine gehören zuerst in den Kalender.
  3. ICHzeit ist wertvoll. Du bist wichtig.
  4. Viel hilft nicht viel. Weniger kann mehr sein.
  5. Agieren statt Reagieren
  6. Werde du die Chefin deiner Zeit.
  7. Kenne deine Rollen und ordne sie nach Priorität.
  8. Die 10-Minuten-Regel kürzt deine To-do Liste. Alles was weniger wie 10 Minuten benötigt, erledigst du sofort.
  9. Hör auf lange To-do Listen schreiben, sie frustrieren dich nur.
  10. Technik erleichtert das Leben.
  11. Dein Netzwerk spart dir Zeit.
  12. Lerne zu delegieren.
  13. Sterbe nicht im Perfektionismus. Unter dem Motto "Es kann eh keiner so gut wie ich".
  14. Blockarbeitsweise verhindert, dass du dich nicht verzettelst und dich immer wieder neu reindenken musst.
  15. Lerne Prioritäten zu setzen.
  16. Arbeite fokussiert und effektiv.
  17. Kenne deine Ziele. Sie helfen dir den Fokus zu behalten.
  18. Als Unternehmerin arbeite 50 Prozent IN deinem Unternehmen und 50 Prozent AN deinem Unternehmen 
  19. Verplane dich nicht zu 100 Prozent. Lass dir immer 20 Prozent Zeitpuffer, wenn unvorhergesehenes dazwischen kommt.
  20. Erkenne die Tätigkeiten, die dir Zeit rauben und delegiere sie.
  21. Umgib dich mit Menschen, die dir guttun und trenne dich von Energievampiren.

Wenn du dir:

  •  mehr Zeit für das wesentliche wünscht
  • Menschen, die dich fördern und dir guttun wünscht
  • schneller in deinem Business vorankommen möchtest
  • dir ein Netzwerk an Gleichgesinnten wünscht
  • dir meine persönliche Unterstützung wünscht
  •  von der Inspiration der Gruppe profitieren möchtest
  • und vieles weitere mehr

dann lade ich dich in meine Mastermind S.I.N.N ein!

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Liebe Grüße, deine Petra, Mentorin für weiblichen Erfolg