Werde zu deiner Zeitmanagerin

Veröffentlicht September 27, 2021

Werde du deiner Zeitmanagerin - Blog von Petra Polk
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Vor 14 Jahren, zum zweiten Start meiner Selbstständigkeit, sagte eine Unternehmerin zu mir: „Das knappste was du hast, ist Zeit.“ Damals saß ich in meinem Büro, hatte zu wenige Kunden und alle Zeit der Welt. Und ich dachte mir: Ja, ich wünsche mir, dass ich viele Kunden haben werde und wenig Zeit. Diese Phase kam dann so nach 5 Jahren. Selbst und ständig arbeiten und immer im Hamsterrad laufen.

2021 habe ich es geschafft aus diesem Hamsterrad auszusteigen. Meine eigene Challenge an mich, in weniger Zeit mehr erreichen und das Leben genießen, ist mir schon richtig gut gelungen. Und ich werde das in 2022 noch optimieren.

Du siehst also, auch bei mir war es nicht immer so und deshalb sage ich dir: auch du kannst es schaffen. Heute teile ich in diesem Beitrag mit dir wichtige Tipps und meine Erfahrungen, wie du in weniger Zeit mehr erreichen kannst, vorausgesetzt du bist bereit neue Wege zu gehen.

Für mich ist FOKUS + Priorität + EFFEKTIVITÄT = Zeitmanagement

Was kannst du tun?

50:50 Regel

Die wichtigste Regel die du als Unternehmerin leben solltest ist: Arbeite nur 50 Prozent deiner verfügbaren Businesszeit in deinem Unternehmen, die anderen 50 Prozent an deinem Unternehmen. In deinem Unternehmen heißt, du bist für deine Kunden, Produkte und Mitarbeiter da. An deinem Unternehmen heißt, du entwickelst neue Strategie, Visionen, Konzepte und nimmst dir Zeit für Networking. Sobald die 50 Prozent Zeit nicht mehr ausreichen, benötigst du Mitarbeiter. Lass dich auch in Hochdruckzeiten, nicht mehr als 50 Prozent von deinen Kunden einnehmen, denn ansonsten kommt danach ein „Loch“, da du keine Zeit hattest an die Zukunft zu denken.

ICHzeit

Ist so wichtig, damit du neue Energie hast für unternehmerische Aufgaben. Plane dir regelmäßig kleine ICHzeiten in deinen Alltag ein und nimm dir Zeit für längere Auszeiten. Finde deine persönlichen Energietankstellen und Rituale. Nur wenn du den Kopf frei hast, wirst du leistungsfähig sein.

Kenne deine Rollen

Jeder von uns ist gerade in einer anderen Lebenssituation. Das solltest du unbedingt bei deiner Planung berücksichtigen. Eine Unternehmerin, die noch kleine Kinder hat, muss ganz anders planen, als ich mit Enkelkindern und Hund. Schau dir an, welche Rollen du in deinem Leben ausfüllen möchtest und baue dir dann ein ganzheitliches Lebenskonzept, in dem dein Business auch ein Teil davon ist. Ich zähle dir ein paar auf: Ich bin Mutter, Oma, Hunde- und Katzenmama, Tochter, Schwester, Freundin, Unternehmerin, Arbeitgeberin, Nachbarin, Geschäftspartnerin, Mentorin, Beraterin und wahrscheinlich habe ich noch einiges vergessen.

To Do-Listen ade

Hör auf ewig lange To Do-Listen zu schreiben, denn je länger diese werden, desto mehr werden sie dich frustrieren. Nutze die 10-Minuten-Regel und erledige alle Aufgaben, die nicht länger als 10 Minuten dauern, sofort. Wenn du doch To Do-Listen führst, was sicher nicht ganz ausbleiben wird, finde für dich heraus, wo du sie am besten führst. Was für Möglichkeiten gibt es: Organisationstools wie z.B. Trello, viele verschiedene Apps, Notizen im Smartphone, in deinem Kalender oder doch noch ganz klassisch auf dem Papier. Alles ist möglich und gut, es ist nur die Frage was am Besten zu dir passt.

Zeitpuffer einplanen

Verplane dich nie zu 100 Prozent, sondern lass dir immer einen Puffer von 20 Prozent für eilige, unvorhersehbare Aufgaben, die kurzfristig auftauchen. Du kennst das sicher: Du hast dir so schön deinen Monat, deine Woche, dein Tag geplant und plötzlich kommt es anders als du denkst. Lass dich davon nicht aus deinem Fokus bringen, sondern nutze dafür den Puffer von 20 Prozent, den du dir freigehalten hast. Was meine ich damit genau: Du möchtest täglich 4 Stunden arbeiten, was im Monat 120 Stunden ergibt. Dann wird gleich am Anfang des Monats dein Kind krank oder deine Mama stürzt und du brauchst fürs Erste zwei Tage um alles zu organisieren. Wenn du mit Puffer planst, sind sowieso 24 Stunden als freies Zeitfenster vorhanden, sodass es dich nicht so leicht aus deiner Planung bringt.

Zeiträuber erkennen

Was kostet dich am meisten Zeit? Weißt du es? Wenn nicht, beschäftige dich damit, denn dann kannst du alles leichter für dich organisieren. Es werden vor allem Dinge sein, die du nicht so gut kannst oder die du nicht gern tust. Das sind die Aufgaben, die du als erstes delegieren solltest, um dich in der Zeit den Themen zu widmen, die dir Freude machen.

Bei mir war das gleich am Anfang Buchhaltung und Excel-Tabellen. Da es immer jemand gibt, der auch solche Dinge gern macht und der es mit weniger Zeitaufwand erledigen kann, habe ich diese Aufgaben schon 2012 delegiert.

Dein Netzwerk spart dir Zeit

Gut vernetzt zu sein, erspart dir sehr viel Zeit. Das glaubst du nicht? Dann lies jetzt einfach weiter. Du findest leichter Dienstleister, Kooperationspartner und Mitarbeiter. Du bekommst Empfehlungen und hast den Austausch mit Gleichgesinnten. Du brauchst keine langen Recherchen zu machen, sondern fragst einfach dein Netzwerk nach der passenden Empfehlung.

Kenne deine Ziele

Nur wer sein Ziel kennt, wird ankommen. Erstelle dir eine kurzfristige, mittelfristige und langfristige Zielplanung und berücksichtige dabei dein Zeitbudget. Du kannst alle Ziele erreichen, die du dir heute vorstellen kannst. Wichtig ist dabei, dein Zeitbudget realistisch zu planen und zu prüfen, welche Unterstützung von Mitarbeitern und externen Dienstleistern du benötigst.

Frag dich in Zukunft nicht, wann du es erledigen kannst, sondern wer es mit viel Freude in noch weniger Zeit für dich erledigen kann. Frag dich immer wieder: Lebst du dein Business, dein Leben genauso wie du es dir vorgestellt hast? Wenn nicht, dann fange noch heute an etwas zu ändern.

Wenn du dir Unterstützung wünschst, um aus dem Hamsterrad auszusteigen, dann melde dich bei uns. Ich selbst habe schon zahlreiche Unternehmerinnen auf ihrem Weg begleitet und bin gern an deiner Seite.

Vereinbare jetzt mit meiner Assistentin deinen 20-Minuten-Strategie-Call. Dann prüfen wir gemeinsam, wie du in weniger Zeit mehr erreichen kannst oder wie du es schaffst, mehr ICHzeit für dich zu haben.

Einen erfolgreichen Herbst wünscht dir deine Petra – deine Mentorin für weiblichen Erfolg im Business.

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