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Business braucht Professionalität – 11 wichtige Aspekte auf einen Blick

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Business braucht Professionalität – 11 wichtige Aspekte auf einen Blick

Für mich sind Professionalität, Verbindlichkeit und Pünktlichkeit meine wichtigsten Werte. Aus dem Grund triggern mich immer diese Themen, die ich heute mit dir teilen möchte.

1. Professionelle E-Mail: Es sollte sich schon herumgesprochen haben, dass du im Business nicht mit einem E-Mail-Provider wie z.B. GMX, Web.de oder Google Mail arbeiten solltest. Unabhängig vom Datenschutz ist das für eine Unternehmerin nicht tragbar. Denn wenn es morgen eine der Plattformen nicht mehr gibt, fällt dieser wichtige Kommunikationsweg plötzlich weg. Wenn du Besitzerin einer oder mehrerer Domains bist, dann richtige dir bitte auf diese deine E-Mail-Adresse ein. Was dann aber auch wichtig ist: Nutze diese E-Mail-Adresse. Sehr viele haben eine solche Geschäftsadresse eingerichtet, versenden aber dennoch E-Mails über ihre private Adresse. Denk bitte auch an eine professionelle Signatur in deinen E-Mails.

2. E-Mail-Verwaltung: Die Aussage: „Diese Mail habe ich nicht bekommen.“ Diese Story kannst du deiner Oma erzählen. Doch viele haben leider keinen Überblick mehr in ihren E-Mail-Postfächern, obwohl es heute einer unserer wichtigsten Kommunikationskanäle ist. Ich empfehle dir: Halte deine Postfächer sauber, lösche alles, was du nicht benötigst, täglich, denn nur so wirst du wichtige Informationen nicht versäumen. Melde dich von Newslettern ab, die du nicht mehr brauchst. Ob Mails bei dir im Spam landen, liegt nicht am Versender, sondern an den Sicherheitseinstellungen deines E-Mail-Programms und PCs.

3. Mobile Kommunikation: Richte dir auf deinem Smartphone deine E-Mails ein. So musst du nie wieder sagen: „Wenn ich wieder am PC bin, werde ich dir antworten.“ Die Welt ist mobil geworden und die „kleinen Telefone“ können inzwischen so viel.

4. Apps sind hilfreich: Lade dir all deine wichtigsten Apps, die du auch mobil benötigst, auf dein Smartphone. So kannst du flexibel Leerzeiten nutzen, z.B. wenn du beim Arzt oder auf den Bus wartest oder im Café auf deine Freundin. Ich selbst mach mein Social Media Marketing zu 80 Prozent mobil. Apps sind oft viel bedienungsfreundlicher als Desktop-Varianten.

5. Reaktionszeiten: Wusstest du, dass Reaktionszeiten heute eine sehr wichtige Rolle für Buchungen und Aufträge spielen? Wir leben in einer sehr schnellen Zeit und keiner wartet bis du dann nach einer Woche antwortest. Ich bin immer wieder überrascht wie lange es dauert, bis E-Mails beantwortet werden. Ich muss Projektpartnern nachlaufen, damit sie die Ergebnisse liefern oder es dauert Tage bis ich Angebote auf Anfragen für Dienstleistungen bekomme. Die Schnellen fressen die Langsamen. Bitte also nicht wundern, wenn der Kuchen öfter an dir vorbei geht.


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6. Pünktlichkeit: Wenn du einen Telefontermin oder ein Meeting vereinbarst, dann halte ihn genauso verbindlich ein wie einen Präsenztermin. Hetze nicht von einem Termin zum anderen, sondern plane immer einen Puffer ein. Pünktlichkeit ist eine Zier. Ich plane meine Calls mit Puffer, aber dennoch hintereinander, so dass Unpünktlichkeit deine Gesprächszeit verkürzt. Was auch schlecht ankommt, ist, wenn du den Termin eine Stunde vorher verlegen möchtest, da ich meinen Tag bereits am Abend vorher plane.

7. Verbindlichkeit: Wenn du etwas zusagst, dann bleibe dabei und sage nicht plötzlich, „Ich habe jetzt doch kein Interesse mehr“. Mach dir Gedanken, welchen Aufwand das für deinen Geschäftspartner hat. Wenn du die Teilnahme an einem Event zusagst, dann sage nicht 1 Tag, oder noch schlimmer eine Stunde, vorher ab. Stell dir mal vor, alle Teilnehmer würden dies tun. Dann steht der Veranstalter allein da. Lass einfach keinen Termin dazwischen kommen. Du bestimmst deinen Terminplan, wenn es dir jedoch nicht wichtig ist, dann sage nicht leichtfertig zu. Ausnahmen sind natürlich Notfälle.

8. Passwort-Listen: Ohne geht es heute leider nicht mehr. Sehr oft erlebe ich, dass Unternehmerinnen bei Seminaren Social Media Logins oder andere Dinge, nicht zur Hand haben oder die Passwörter nicht mehr wissen. Wir haben heute so viele Zugangsdaten und PINs, da kommst du nicht um ein professionelles Management für deine Passwörter rum.

9. Virenschutz: Leider gibt es auch immer wieder Hacker-Angriffe. Öffne keine E-Mails von Absendern, die dir unbekannt sind und auch nicht deren Anhänge. So werden Trojaner und Viren versendet, die deine komplette Technik lahmlegen können. Eine gewisse Sicherheit kann dir hier ein professionelles Virenschutz-Programm bieten. Dabei solltest du nicht auf kostenfreie Alternativen zurückgreifen. Guter Virenschutz kostet Geld, doch er ist bezahlbar. Ich persönlich nutze Kaspersky.

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10. Social Media Kommunikation: Bei mir melden sich oft Frauen, die sagen: „Ich weiß nicht mehr wo du das geschrieben hast?“ Ok, bei so vielen Kanälen, die ich bediene kann das schon Mal passieren. Doch es gibt viele Hilfsmittel, die du dafür nutzen kannst. Du kannst dir den Link speichern, ein Screenshot machen oder sofort kommunizieren. Du kannst einstellen, welche Gruppen oder Menschen du abonnieren möchtest und ob du alle Beiträge oder nur die Highlights angezeigt bekommen möchtest. Und wie oben genannt helfen hier auch Apps.

11. Messenger-Kommunikation: Finde heraus, welche Messenger dir gefallen und tanze nicht auf allen Hochzeiten. Vermittle deinem Kommunikationspartner, wie du dir die Kommunikation wünschst. Und ich empfehle dir, dich dann auch dranzuhalten, denn das hat für mich etwas mit Wertschätzung zu tun. Ich kommuniziere zum Beispiel wichtige Dinge immer per E-Mail. Sprachnachrichten habe ich lieben gelernt, doch fehlt mir die Zeit, 10 Sprachnachrichten abzuhören. Also fasse dich kurz und versuche, in einer Minute das Wichtigste zu sagen. Da ich auch mit einem Team arbeite, leite ich oft E-Mails weiter, was bei Messenger Nachrichten nicht geht.

Da gibt es sicher noch so einige Themen, die nicht unbedingt Professionalität ausstrahlen. Ergänze gern im Kommentar was dir noch einfällt. Lasst uns die Welt ein kleines bisschen besser machen.

Wenn du es schon lebst, dann herzlichen Glückwunsch! Ich merke immer mehr: Ich möchte nur mit professionellen Unternehmerinnen zusammenarbeiten.

Wenn du mal einen Check für deine Außenwirkungen möchtest, dann melde dich einfach bei mir. Ich unterstütze dich gern, denn auch ich bin nicht fehlerfrei. Wir alle können jedoch daran arbeiten, jeden Tag bisschen besser zu werden und dennoch kannst du authentisch und echt sein.

Ich wünsche dir einen erfolgreichen Monat Mai und freue mich

mit dir in Kontakt zu kommen.

Deine Petra – Mentorin für weiblichen Erfolg im Business

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