Dieser Blogartikel ist Teil der Blogparade von Claudia Gabel „Meine liebsten Tools für strukturiertes Arbeiten“.

Welche Tools wir in unserem Unternehmen nutzen, wurde ich schon sehr oft gefragt. Heute möchten wir es mit dir teilen. Grundsätzlich setzen wir auf das Motto: „Weniger kann mehr sein“, doch du wirst am Ende des Beitrags sehen, es kommen doch eine ganze Menge zusammen. Was du unter Tools verstehst, kann auch abweichend von unserer Aufzählung sein. 

Seit 2020 haben wir ein komplett ortsunabhängiges und digitales Büro, bis auf eine Ausnahme von 10 Prozent. Unser Team arbeitet komplett remote zusammen, übrigens schon seit 2012. Da waren wir in Anfangszeiten definitiv der Zeit voraus, was heute normal erscheint. 

CRM-System - Ein CRM-System (Customer-Relationship-Management) unterstützt uns dabei, Interaktionen zu verfolgen und Geschäftsprozesse zu verbessern. Besonders effektiv ist es in Kombination mit WordPress. Wir nutzen WordPress zusammen mit dem Thrive Theme, da es uns zahlreiche Gestaltungsmöglichkeiten bietet. Mit Thrive können wir Landingpages, Formulare und Verkaufsseiten für unser Marketing visuell ansprechend und ohne Programmierkenntnisse erstellen, um Leads zu generieren und unsere Kundenbeziehungen zu stärken. Ein wesentlicher Vorteil dieser Lösung ist, dass auch Teammitglieder ohne technisches Wissen schnell Anpassungen vornehmen können. So kann eine Urlaubsvertretung problemlos übernehmen, ohne dass aufwendige Einarbeitungen erforderlich sind.

Hosting Domains – Wir lieben es, nie von einem Tool in unserem Unternehmen abhängig zu sein, deshalb nutzen wir für das Hosting unserer Domains zwei Anbieter: AllInkl und Internex. So sind wir immer noch erreichbar, auch wenn ein Hoster Mal down ist.

Canva – Hier erstellen wir für unsere Marketingkanäle zum Beispiel für Social Media Grafiken, Header für Newsletter und andere Grafiken, die wir benötigen. Wir nutzen Canva in der Pro Version für 109,99 pro Jahr. Die kostenlose Variante funktioniert für uns nicht, da dort viele Elemente und Fotos nicht enthalten sind.

Active Campaign – Active Campaign ist unser E-Mail-Marketing Tool und CRM System. Unsere E-Mail-Liste ist das Herzstück unseres Unternehmens und ja, wir betreiben richtiges E-Mail-Marketing und nicht nur Newsletter-Marketing. Das bedeutet, wir taggen und sortieren unsere Kontakte in Listen und schicken unsere E-Mails, wenn möglich nur an die Kontakte, die auch zu dem jeweiligen Thema eine Relevanz haben. Wir haben ebenfalls eine Reihe an Follow-Up Serien und Willkommensautomationen implementiert. Aufgrund der hohen Anzahl an Kontakten (10.181 am 14.03.25) und der benötigten Extras haben wir den Plus-Tarif mit 197 Euro pro Monat.

Dropbox – Für die Speicherung und Verwaltung unserer Dateien und Grafiken nutzen wir Dropbox. Es bietet uns schnellen und flexiblen Zugriff auf unsere Dateien – unabhängig vom Gerät oder Standort. Dadurch können wir effizient und remote zusammenarbeiten und wichtige Dokumente jederzeit abrufen. Wir sichern die Dropbox nochmal zusätzlich extern.

Digitaler Kalender – Wir nutzen Zeeg als Tool für den digitalen Kalender, da dieser mit dem Apple-Kalender kompatibel ist.

Digitaler Zahlungsanbieter – Seit 2019 nutzen wir als digitalen Zahlungsanbieter Digistore24.com.

Apple Kalender – Ich bin technisch komplett mit Apple Geräten ausgestattet, was auch zur Folge hat, dass wir diesen Kalender nutzen. Einer der größten Vorteile, welchen ich auch liebe, ist die nahtlose Synchronisation über alle Geräte hinweg – egal ob MacBook oder iPhone, alle Termine sind immer auf dem neuesten Stand.  

Datev–Buchhaltung – Durch die Datev Software werden Fehler sofort erkannt und die Buchführungsvorschriften eingehalten. Das Datev System bietet Zeit- und Kosteneffizienz für dein Unternehmen. Unternehmen jeder Größe erleben eine einfache und schnelle Buchführung. Die Datev Anbindung eignet sich hervorragend für die Steuererklärung und die Zusammenarbeit mit Steuerbüros.

Meetingraum – Nachdem wir für unser Unternehmen lange Spreed genutzt hatten, sind wir 2018 zu Zoom gewechselt. Dort haben wir die kleinste Variante des Meetingsraums, was uns aktuell ausreicht.

Notizenseiten im Smartphone – Sind für mich zum Ideen sammeln und für wichtiges Links im Online-Marketing.

Online-Banking – Dafür nutzen wir sowohl die Browservariante und die Apps der Banken.

Hosting Podcast - Für unseren Podcast #weiblicherfolgreich - auf den Punkt gebracht nutzen wir das Tool Podigee, ein zuverlässiges Hosting-Tool, das das Veröffentlichen unserer Folgen super einfach macht. Mit der Basic-Version (144€/Jahr) speichern wir unsere Episoden sicher und veröffentlichen sie mit nur wenigen Klicks auf allen gängigen Plattformen. Besonders praktisch: Die integrierten Statistiken liefern uns wertvolle Einblicke in die Performance unseres Podcasts.

E-Mail-Kommunikation – Läuft bei uns über Qutlook und auf meinem Smartphone habe ich auch alle E-Mail-Adressen eingerichtet.

Buchveröffentlichungen im Eigenverlag – Dafür nutzen wir als Tool Kdp (kindle direkt Publishing bei Amazon). Diese Plattform ermöglicht es uns, unsere Bücher sowohl als E-Book als auch als Taschenbuch oder Hardcover einfach zu veröffentlichen. Ein wesentlicher Vorteil von KDP ist die große Reichweite

VLB – Verband lieferbarer Bücher ist die Plattform, wo wir die Bücher unseres Verlages dem Buchhandel zugänglich machen.

Social Media Marketing – nutzen wir alle Apps der Plattformen, die in unserem Marketing gerade relevant sind. Aktuell Stand 2025 ist es Instagram, LinkedIn, YouTube und Whats App.

Trello – Seit Kurzem setzen wir wieder auf Trello als unser Projektmanagement-Tool, um unsere Aufgaben und Projekte übersichtlicher zu organisieren. Bereits 2021 hatten wir damit gearbeitet, und jetzt sind wir zurück, weil es sich als einfache und effektive Lösung bewährt hat. Trello basiert auf einem visuellen Kanban-System, bei dem Aufgaben als Karten auf Boards organisiert werden. So können wir To-dos klar strukturieren, Verantwortlichkeiten festlegen und den Fortschritt in Echtzeit verfolgen. Besonders praktisch ist die intuitive Drag-and-Drop-Funktion, mit der wir Aufgaben schnell verschieben und priorisieren können.

Wie schon bereits am Anfang des Beitrages gesagt, kommen doch eine ganze Menge Tools zusammen, welche in unserem Unternehmen täglich für unser Marketing genutzt werden. Welche Tools nutzt du für dein Unternehmen? Konnten wir dich mit unserem Beitrag auch auf Ideen für neue Tools bringen? Lass es uns in den Kommentaren wissen. 

Deine Petra – Mentorin für weiblichen Erfolg im Business.